一、招标项目概况和范围 1、项目名称：福建省立医院审计档案整理及保管服务项目。 2、服务地点：福建省立医院####街134号）。 3、招标范围和内容：详见本项目采购内容及要求中的全部内容。 4、本项目预算金额：********万元。 5、数量：1项。 6、服务（货物）一览表：合同包采购标的数量预算单价（元）预算总金额（元）服务地点1福建省立医院审计档案整理及保管服务项目1项*******####街134号 二、采购内容及要求 （一）服务清单品目号服务内容数量单价最高限价（元）备注1-1年度保管 （包含交接移库、搬运、运输、存储、保管、消杀等费用）800米140年度保管档案排列的总长度约160米，共保管5年，总计约800米。本数量仅为预估数量，以实际使用数量进行结算。1-2标准大号档案保管纸盒，材质厚实，尺寸≥750px**********125px；150个7本数量仅为预估数量，具体以实际使用数量*成交单价进行结算。1-3标准档案保管纸箱（包含一个条码和两个锁条），加厚瓦楞纸，承重好，尺寸≥1000px*800px*625px；75个10本数量仅为预估数量，具体以实际使用数量*成交单价进行结算。1-4档案整理（包含整理录入档案盒内的项目名称目录、扫描、影像处理、格式转换、存储刻录等费用，要求每个项目的电子扫描图片单独汇总整理为一个pdf文件，并以项目名称为命名，每个档案盒的电子文件形成一个电子文件夹）********页********将每个档案扫描合并为PDF格式。并将全部电子版档案交付给采购人。1-5存储硬盘2T 1个400/1-6纸质调阅（包含来回的运输、人工等费用）50箱15（不足10箱，按10箱计算） （二）档案扫描加工技术要求 ********、质量要求 ********、供应商在数字化加工生产过程中，必须保证加工质量及可追溯性。 ********、扫描图像格式为JPG或TIFF。 ********、采用彩色扫描模式，扫描分辨率不低于300dpi，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到600dpi。 ********、图像清晰，无歪斜、对比度适中。 ********、扫描图像无错页、漏页。 ********、著录（补录）信息和扫描图像必须一一对应。 ********、档案装订还原，不得损坏、遗失原始档案。 ********、采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。 ********、扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。 ********、对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。 ********、扫描后的档案应恢复原样，案卷依照原装订孔装订，不得出现文件错位、颠倒、掉页等问题。 ********、案卷和文件目录录入应严格按照档案著录规则********文件的要求执行。 ********、成品格式要求 ********、成品数据符合招标人存储要求和标准能与档案管理系统进行挂接。对招标人新接收的数据、图像文件、电子文档、照片文件，在招标人将数据整合后（与原数据库中的数据合并），招标人应提供这些数据与其相关的图像文件、电子文档和照片的正确、调阅和输出的技术保证。 ********、对质检验收合格数据进行刻盘或硬盘保存。 （三）档案寄存要求 1、档案入库交接清点流程 ********、供应商按照档案管理有关规定和要求，现场整理录入，提供待移交的档案目录，在招标人库房共同完成清点及清单制作并移交运输至供应商库房，供应商库房组织完成移交档案需进行条形码粘贴、清点、制作清单、上架、录入系统，完成在供应商库房的正式归档，并向招标人正式移交一份清单。 ********、档案入库交接供应商需提交每个批次交接电子清单包、档案所在箱子条码号，每个交接批次的份数，箱数，交接入库日期，交接人。 ********、整个过程接受招标人的抽检及验收，合格验收时需双方在该批次的交接工作单上签字留档。交接工作单需明确交接批次，交接档案份数，交接箱数；及该批次的电子交接清单；一式两份，各留一份原件留档。 2、交接流程技术参数 ********、排序：供应商应按照档案流水号进行清点、排序。 ********、装箱：供应商需提供优质的专用标准纸质档案箱并将档案盒按照流水号顺序装于档案箱内，在档案箱粘贴条形码上进行标注、封存。 ********、运输：供应商将档案箱按顺序装车运输、搬运上架，并录入系统，提供档案保管全过程的跟踪和定位。 ********、保管：供应商提供符合档案保管标准和要求的档案库房和档案装具，并按照安全、保密、规范、监管的原则，对招标人寄存档案进行保管和维护，确保档案实体及档案信息安全。 ********、利用：招标人要查阅利用时，供应商应按照查阅内容和要求满足招标人使用档案的需要。 3、档案库房建设 ********、供应商应在福州地区设有专业档案存储库房面积≥500平方米，需提供档案库房的场地证明材料（属于自有产权的提供产权证复印件；非自有产权的提供产地租赁合同复印件（租赁期涵盖响应文件递交截止当年这一段）或无偿使用证明材料）；库房应位###市辖区内，其建设或改造应符合国家《档案馆建筑设计规范》、《档案保管外包服务管理规范》，地势高坦、集中布置、自成一区、交通方便。租赁库房不得与办公、工业、商业以及仓储等与档案管理无关的用房混杂，不得存放易燃易爆物品、放射性物体、有毒有害气体和其他杂物。 ********、库区应设有独立的值班室、监控室和消毒室，不应设置其他无关用房。库区地面高度和档案库净高符合国家规定标准。 ********、招标人有权对供应商存储保管档案的库房及相关防护设施定期现场检查，发现问题的及时采取相应整改措施。 4、设备设施配备 档案库房设备设施配备必需满足档案保管“八防”的要求。 ********、防盗设施 ********、库房具有防盗设施，具有电子监控设备，全场无死角，监控资料承诺保存90天。 ********、库房具有安防控制系统，库房配备电子门禁系统、库区设置安全门禁、玻璃破碎报警等安全防护专用设备。 ********、库房保安员全天7*24小时，365天无间断巡逻值班。 ********、防火设施 ********、具有自动烟感、火灾报警火系统。 ********、提供超高压细水雾装置或超高压细粉灭火器，需提供消防设备合格证书复印件，否则按照无效响应文件处理。 ********采用防爆灯，能够有效避免爆裂或火花散落，确保档案安全。 ********防光设施 ********库房密闭或配挂防光窗帘。 ********供无紫外线照明装置，能有效避免光源对档案纸张的破坏。 ********防潮、防高温设施 ********库房具有温湿度监控及调控系统、抽湿机、空调。 ********防尘、防鼠防虫设施 ********库房提供防尘罩、地面粉刷防尘漆等防尘设备。 ********放置防虫、霉药品、需定期检查并投放灭鼠药，提供其它等预防措施。 ********防水设施 ********档案库房地面可以有效防止雨水倒灌，空调排水措施做了专门处理。 ********供应商需提供符合国家标准的档案密集架或货架等，相互之间排列尺寸符合国家规定标准。 ********档案库应有2个独立的出入口。 5、规章制度建设 档案寄存需建立健全档案安全、保密、消防、保卫、档案出入库、档案保管、档案查阅利用、档案信息安全、库房人员管理等各项规章制度和检查记录，建立365天24小时值班、昼夜巡查制度，每天2次检查设施设备运行和档案“八防”措施落实情况，并做好检查记录。 6、档案库存系统的技术要求 ********档案管理制度 ********供应商需具备档案条码跟踪软件及硬件，以确保招标人档案的存储过程中实现快速定位，调阅，快速盘库，提供档案移交后的全部或部分内交接的库存报表。 ********供应商档案系统确保实现以下索引查询功能：档案号，档案条码号，档案所在箱号，档案所在库房位置号。 ********供应商档案系统确保实现某本档案的历史出入库记录查询。 ********供应商档案系统确保实现某段内调阅过的档案统计功能。 ******** 供应商档案系统确保实现某个调阅申请人的历史调阅记录的统计功能。 （四）档案寄存实施方案 1、组织机构 供应商成立实施项目组织机构，确定项目负责人，选配业务熟练的档案管理人员，任务明确，分工详细，责任落实，切实做好寄存档案各个环节的工作。库房管理人员不得少于2人，且熟悉档案法及档案工作规章制度，掌握档案管理业务知识，责任心强，吃苦耐劳，踏实安心，胜任档案寄存工作。 2、项目管理 供应商必须加强对档案寄存全过程中的监督和管理，建立并落实寄存档案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、查阅等工作流程，完善相关手续，抓好工作进度，落实具体措施，认真处理寄存事故，确保档案实体安全。 3、安全保密 供应商认真贯彻执行《保密法》和有关安全保密规定，制定安全保密制度、保密协议书，签订保密承诺书，履行保密责任，加强寄存档案各个管理环节的安全保密工作，不得泄露招标人单位的秘密，不得私自复印或摘抄有关档案内容，不得对外泄露寄存档案情况，不得利用寄存档案谋取私利。 4、提供查阅服务 供应商建立健全查阅利用服务工作制度，明确查阅方式，规范查阅程序，履行查阅手续，加强查阅监管，改进服务态度，按照招标人查阅内容和要求，及时、认真做好寄存档案调卷、查阅、递送等服务工作，并及时归还存放查阅的寄存档案。每年都要对寄存档案进行清理、统计和分析，并将情况报送招标人。每年至少提供不少于5次的档案无偿调阅往返递送服务。 5、建立管理台账 供应商建立细致的管理台账，包含详细数据，定期供招标人审查。建立寄存台账，包含寄存档案的每次运输、每月寄存、半年累计、全年累计；建立管理维护台账，包含安全巡查记录、温湿度监控、防虫药投放、日常维护等；建立档案查询利用服务记录等。 6、项目检查验收 成交人配合招标人依****局规定标准和技术规范、谈判文件、响应文件和合同约定进行项目检查和验收。如若发现问题，由成交人负责整改。 7、严格项目实施 本项目完成采购后，成交人就是项目实施主体，不能将本项目转标、转包、分包给他人。 (五)寄存档案质量要求 1、供应商在寄存档案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、利用过程中，必须做到运输安全化、存放条理化、排列系统化、保管科学化，不能发生遗失、损坏、损毁、烧毁、污损、霉变、虫蛀等情况，确保寄存档案实体安全。 2、供应商在寄存档案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、利用过程中，必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及国家、行业以及招标人制定的相关保密规定，符合国家相关数字信息资源安全管理标准的要求，履行相关保密职责，签订保密协议和保密承诺书，确保寄存档案信息安全。 （六）样品相关要求 1、样品内容： ①品目号1-2：标准大号档案保管纸盒 1个； ②品目号1-3 标准档案保管纸箱（包含一个条码和两个锁条） 1个； 2、供应商的样品须在响应截止前送###市鼓###路169号中闽天骜大厦13层02A单元福建康****公司指定样品存放地点，逾期送达的样品不予接受。样品须按顺序摆放整齐，样品上应贴标签（标签上应注明合同包号、货物名称等，并遮盖货物品牌及生产厂家、型号等），标签应粘贴牢固，书写应正楷、清晰。样品和包装均不得标明供应商名称及货物品牌，由协助组织单位现场编号。供应商应按以上样品清单提供完整样品。 3、供应商提供的样品将作为本次评审依据。未提供样品或样品提供不全的，其响应文件将被拒绝接收。供应商提供的样品不满足谈判文件采购内容及要求的，将被视为未实质性响应谈判文件要求，按照无效响应处理。 4、谈判小组评审过程中如需对样品进行检验测试或破坏性测试，由此可能造成的损坏由供应商自行承担。供应商提供的样品仅作为本次谈判小组评审依据，若本次招标需复审，谈判小组对样品不作再次评审，样品评审结果不作更改。 5、招标人将对成交人的样品封存保留作为测试验收依据,若在合同规定内所提供实物与样品不符，则招标人有权退货，并终止合同，进行处罚。 6、未成交供应商样品退还的及地点以协助组织单位的通知为准，供应商应在协助组织单位通知后自行处理，协助组织单位不安排对样品退还手续的签收工作。当日未自行处理所造成的损失由供应商自行负责。 （七）售后服务的技术要求 1、满足调阅灵活性及时效性要求 ********供应商需安排档案资料专车递送，提供档案实物调阅和资料扫描拍照的远程调阅两种方式。 ********供应商需保证档案调阅服务的及时性：确保当天17：00 前发出的调阅要求，应在次日的14:00 前送达。 ********供应商需确保档案入库服务的及时性，入库进度应满足医院的要求。 2、档案丢失的责任及其他侵权违约责任 供应商侵权违约指因供应商原因导致档案丢失、毁损或非法变卖档案的相关信息，或非法占用档案的行为。若发生上述违约行为，采购人有权终止合同并视侵权违约情形的严重程度要求5-50万元不等的赔偿，同时保留追究成交人的其他违约责任。 （八）工期要求 1、成交人需在成交通知书下达后3内具备开工条件。 2、本项目自合同签订之日起，9内完成当年度所有工作内容。 （九）报价要求 本项目供应商需根据服务清单内容进行分项报价，分项报价超过各品目单价最高限价的或未提供分项报价的视为未实质性响应谈判文件，其响应文件无效。

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