市公共资源交易监督管理委员会办公室关于加强建设工程交易档案管理的通知

萍监管办字〔2013〕2 号

各县（区）、萍乡经济技术开发区公共资源交易监督管理委员会，萍乡武功山风景名胜区管理委员会，市政府各部门：

为进一步规范建设工程交易市场秩序，充分发挥建设工程交易档案在工程项目招投标、建设、监督管理中的作用，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等法律法规的规定，现就加强建设工程交易档案管理通知如下：

一、建设工程交易档案是建设工程勘察、设计、监理、施工、材料和设备采购等在直接发包或招投标活动中形成的具有保存价值的文字、图表、符号、声像等各种原始记录资料。形成、流转和使用建设工程交易档案的部门单位，应当及时收集、整理相关档案资料，确保档案资料的完整，并在档案保存期限内不得损坏、丢失、销毁档案资料。

二、招标人（招标代理机构）具体负责建设工程交易档案的原始记录收集、整理和移交工作。项目交易成功签订合同后15个工作日内，招标人（招标代理机构）应当将交易档案一式两份装订成册，送建设项目行政主管部门招投标管理机构、项目建设单位各一份。与交易活动相关的各部门和机构应配合、提供档案整理所需要的有关资料。

建设项目行政主管部门招投标管理机构、项目建设单位应当保管和留存有关建设工程交易的全套完整档案资料。监察机关、监管部门和机构、公共资源交易中心，应当保管和留存在监察、监管和交易过程中所产生的档案资料。

三、形成、使用、借阅和管理建设工程交易档案的部门单位，在档案流转过程中，应当办理书面交接手续，相关人员应当签名确认，并详细记录流转的档案情况。

四、建设工程交易档案的保存时限一般为十年，未中标的投标人投标文件保存时限为项目建设时间。法律法规另有规定的从其规定。

五、到期档案办理有关手续后可以销毁。到期档案销毁时，应当列表载明销毁档案的具体名称、项目概况、交易时间等相关情况，并由经办人、审核人和分管负责人签名确认，报建设行政主管部门审查备案后，方可进行销毁。销毁档案的相关记录应当保存5年以上。

六、建设工程交易全套完整档案资料主要包括以下内容：

（一）招标告知资料

（二）发包方式审批资料

（三）招标资格审查资料

（四）招标报名及资格预审资料

（五）招标文件及其修改、答疑资料

（六）投标、开标、评标、定标资料（含未中标的所有参予投标的投标单位投标资料）

（七）招投标情况备案资料

（八）中标通知书备案资料

（九）施工合同备案资料

（十）与项目交易相关的其他资料

七、相关部门单位及其工作人员，应当严格按照本通知要求确保建设工程交易档案保存完整，并不得随意传递和泄漏档案中不宜公开的内容。对违反本通知规定，造成建设工程交易档案损坏、丢失、销毁，或者造成泄密事件的责任单位及其责任人员，将由监察机关进行行政问责。对情节严重构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

八、本通知自下发之日起执行。

附件：建设工程交易档案主要内容及装订顺序

                                                                                                           2013年7月10日

附件：

建设工程交易档案主要内容及装订顺序

第一册

一、档案目录

1.卷内文件目录

二、招标告知资料

2.工程项目招标告知书

三、发包方式审批资料

3.发包方式审批表

4.立项批文

5.用地手续

6.规划手续

7.资金证明

8.施工图审查报告、图审备案单

9.企业营业执照、开发资质证书、上年度年底验资报告

四、招标资格审查资料

10.招标审查备案表

11.自行招标审查资料（职称证书、社保证明、业绩证明）

12.招标代理合同（代理资格证书）、代理评价意见书

五、招标报名及资格预审资料

13.招标公告或投标邀请书

14.资格预审文件（含预审评分办法）

15.投标单位资格预审签到表

16.资格预审评分表

17.资格预审合格通知书

18.投标人资格审查表

19.外地企业进赣手续

六、招标文件及其修改、答疑资料

20.招标文件（含评标办法、工程量清单、编制人资格证书）

21.答疑纪要及签收表

22.补充通知及签收表

七、投标、开标、评标、定标资料

23.工程收标记录

24.开标会议记录

25.摇号记录表

26.评委抽签记录

27.评委评分表

28.评标报告书

29.工程招标开标记录表

30.投标人法定代表人授权委托书

31.标底或预算控制价预算书（编制人资格证书）

32.中标人投标文件（资格标、技术标、商务标等）

八、招投标情况备案资料

33.招投标情况备案报告书

34.中标公示

35.定标意见书

九、中标通知书备案资料

36.中标通知书

十、施工合同备案资料

37.建设工程施工合同

第二册

一、摇号（或招标）选代理机构资料

1.摇号（或招标）公告

2.摇号（或招标）文件

3.摇号（或招标）告知单

4.摇号（或招标）结果复印件

5.摇号（或招标）公示

6.代理中标通知书、代理合同复印件

二、招标公告及备案表

三、招标文件及备案表（资格审查文件及备案表）

四、招标告知单复印件

五、进场交易登记表

六、评标专家抽取联系表

七、开标会签到表（投标人、工作人员）复印件

八、专家抽取结果表复印件

九、资格审查结果和评标报告复印件

十、中标候选人行贿犯罪档案查询资料

十一、中标公示

十二、退投标保证金通知

十三、中标单位合同复印件

第三册

未中标的投标人投标文件（资格标、技术标、商务标等）